Use case: Compliance- & Obligations-management für Bergbaukonzern

Auftraggeber

Der Kunde betrieb ein Aufsehen erregendes Bergbauprojekt in einem abgelegenen, gebirgigen und unentwickelten Teil Afrikas. Neben den Herausforderungen, die der Bau und Betrieb eines Bergwerks an einem solchen Ort mit sich bringt, gab es auch enorme infrastrukturelle Herausforderungen; es mussten unter anderem eine Bahnanbindung geschaffen werden, ein Hafen und viele hundert Kilometer neue Straßen gebaut werden sowie eine neue Infrastruktur zur Strom- und Wasserversorgung errichtet werden.

 

Unsere Herausforderungen

Es erwies sich als sehr schwierig, die Einhaltung und den Umsetzungsnachweis von vielen tausend unternehmerischen, ethischen, sozialen, rechtlichen und verfahrenstechnischen Verpflichtungen zu verfolgen.

Teile des Projekts erstreckten sich auf Bereiche von hoher ökologischer Bedeutung, so dass der Kunde sich mit einem Wust von Genehmigungen, internationalen Verpflichtungen sowie lokalen und nationalen Gesetzen auseinandersetzen musste. Das Projekt hatte mehrere Joint-Venture-Partner, darunter die Regierung des Landes, was zu hochkomplexen vertraglichen Vereinbarungen führte. Darüber hinaus waren die Genehmigungs- und rechtlichen Rahmenbedingungen im Land nicht ausgereift und es gab Probleme mit der staatlichen Administration eines Projekts dieser Größenordnung.

Aufgrund der Komplexität und der Projektgröße wurden die Genehmigungsverfahren und das Obligations- und Compliance-Management als einige der größten Risiken für den Erfolg des Projekts identifiziert. Ein Versagen beim Management dieser Risiken hätte den Verlust der Schürfrechte für die Lagerstätte zur Folge haben können.

Zunächst versuchte das Projektteam, diese Verpflichtungen mit Hilfe von Microsoft Excel-Tabellen zu verwalten, fand diesen Ansatz jedoch äußerst umständlich. Excel stützt sich auf manuelle Eingaben. Es bietet nicht die Möglichkeit, Obligationen und Obligationsdokumentation miteinander zu verknüpfen. Als stand-alone-Anwendung war es nicht möglich, Beiträge einzuholen, die Informationen in den Tabellenkalkulationen gemeinsam zu nutzen und trotzdem die Kontrolle über alles zu behalten. Erschwerend kam hinzu, dass das Wissen oft verloren ging, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verließen. Außerdem war es schwierig, wenn nicht gar unmöglich, eine Momentaufnahme oder eine "Gesamtbetrachtung" der Compliance-Situation des Projekts zu liefern.

Ursachen

Eine eingehende Überprüfung der Sachverhalte deckte folgende Mängel auf:

  • Angestellte und Dienstleister konnten nicht ohne weiteres effektiv zusammenarbeiten. 

Die Projektmitarbeiter vergaßen oft, die Tabellenkalkulationen zu aktualisieren. Die Aktualisierung der Tabellenkalkulationen schuf zudem eine zusätzliche Arbeitsbelastung für alle. 

- Jeder war vollständig auf E-Mail-Nachrichten angewiesen, um eine sich ständig ändernde Gruppe von Akteuren in zahlreichen Abteilungen innerhalb der vielen beteiligten Unternehmen zu informieren. 

- Geografische, kulturelle und sprachliche Barrieren erschwerten die effektive Zusammenarbeit zwischen den Verantwortlichen in verschiedenen Teilen der Welt.

  • Es gab keine zentrale Ablage für "die eine Wahrheit"; d. h., dass die Projektverantwortlichen oft aufgrund falscher oder veralteter Informationen handelten. Dies führte regelmäßig zu einer mehrfachen Wiederholung von Tätigkeiten.
  • Know-how und Informationen gingen oft verloren, wenn Wissensträger und Subunternehmer das Projekt verließen. Da verschiedene Personen auf unterschiedliche Weise arbeiteten, dauerte es bei jeder Änderung innerhalb des Teams Monate bis die Leute herausfanden wie sie komplexe Probleme lösen konnten. Dies wiederum führte in einigen Fällen zu deutlichem Mehraufwand und in anderen Fällen zu dem Risiko Vorschriften zu verletzen.
  • Es war nicht klar, welche Aufgaben und Verpflichtungen die höchste Priorität hatten; d. h. es war schwierig, die Ressourcen und Anstrengungen angemessen zu steuern, was in einigen Bereichen zu einer Übererfüllung führte und in anderen zu einer Untererfüllung.
  • Die Vielzahl der Projektbeteiligten mit unterschiedlichen Interessen und Schwerpunkten machte es schwierig, alle auf dem Laufenden zu halten. Das Vertrauen auf Excel bedeutete auch, dass die Bereitstellung von zielgerichteten Berichten über Aspekte der Compliance und des Fortschritts sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig und fehlerhaft war.

Das Unternehmen stellte fest, dass das Projekt ein System brauchte, das hochgradig konfigurierbar und dennoch einfach zu bedienen war, um die Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften richtig zu handhaben und die erforderliche Kontrolle zu gewährleisten. Da das System weltweit eingesetzt werden musste (manchmal an Orten mit sehr geringer Bandbreite) und von PCs, Tablets und Mobiltelefonen aus zugänglich sein musste, musste das System auch webbasiert sein.

Bei der Suche nach der richtigen, maßgeschneiderten Software-Lösung fand das Unternehmen schnell heraus, dass es keine "Einheitslösung" für komplexe Geschäftsprobleme gab wie die, mit denen das Projekt konfrontiert war. Clockworx wurde für das Projekt ausgewählt aufgrund der hochgradig konfigurierbaren Plattform, der wettbewerbsfähigen Preise und der Fähigkeit, das System in sehr kurzer Zeit zu liefern.

Zu den Grundanforderungen gehörten: 

  • Webbasiert
  • Arbeitsabläufe, die entsprechend den lokalen Vorschriften konfiguriert werden können
  • Geschäftsprozesse mit klar definierten Verantwortlichkeiten
  • Sichtbarkeit der Aktivitäten vor Ort, um die Zusammenarbeit über die organisatorischen Einheiten hinweg zu erleichtern
  • Minimierung der Kosten
  • Echtzeit-Berichterstattung über den Compliance-Status

Unser Vorgehen

Clockworx ist keine "out of the box"-Lösung. Wir konfigurieren die leistungsfähigen Softwaretools gemäß den Kundenwünschen und -bedürfnissen.

Wir arbeiteten eng mit den Mitarbeitern, Dienstleistern und anderen Beteiligten des Projekts zusammen, um sicherzustellen, dass wir ihre Herausforderungen und Anforderungen durch einen detaillierten Anforderungserfassungs- und Geschäftsabbildungsprozess vollständig verstehen. Dies beinhaltete eine sehr detaillierte Darstellung und Analyse wie die Einhaltung der Compliance innerhalb des Projekts gehandhabt und umgesetzt wurde; d.h. wer an jedem Aspekt des Compliance-Managements beteiligt war, was sie taten, welche Informationen sie für ihre Arbeit benötigten und wann sie diese benötigten, wie der Arbeitsablauf für verschiedene Arten von Vorschriften aussah, welche Meldungen erforderlich waren und an wen.

 

  • Sobald wir die Anforderungen vollständig verstanden hatten, wurden in Zusammenarbeit mit dem Kunden: 
  • Eine erste Online-Version der Clockworx-Plattform zur Verfügung gestellt, die für die Verwaltung des Compliance-Systems verwendet werden konnte
  • Die Aufgaben identifiziert, die parallel ausgeführt werden konnten und die Aufgaben, die seriell ausgeführt werden mussten, indem wir eine Workflow- und Abhängigkeitsanalyse durchführten
  • Die Aufgaben in einer Reihe von BPMN-basierten, mehrdimensionalen Workflows strukturiert, die dem Kunden zur Freigabe vorgelegt wurden
  • Die vorhandenen Daten strukturiert, damit sie in das System importiert werden konnten; außerdem stellten wir ein erstes System für den Datenimport zur Verfügung
  • Clockworx konfiguriert, um die Arbeitsprozesse zu verwalten, die zur Aufgabenerfüllung erforderlich waren durch Definition von Funktionen, nachverfolgbaren Einheiten, Zugriffsrechten, Workflows, Replikationsregeln, Standardwerten, Automatisierungen, Assistenten, Benachrichtigungen, Warnungen und Eskalationen
  • Innerhalb von Clockworx ein Verzeichnis aller Verpflichtungen, Vorgaben, Regelungen, Vereinbarungen etc. erstellt, die verwaltet/berücksichtigt werden mussten 

Im Verlauf des Projekts lieferten wir ein kontinuierlich optimiertes System. Wir konnten somit den Kunden immer wieder um Feedback bitten, um sicherzustellen, dass die Implementierung entsprechend seinen Anforderungen voranschreitet. Dieser Ansatz bedeutete, dass das Endprodukt die Art und Weise widerspiegelte, wie das Projektteam arbeiten wollte. Es bedeutete auch, dass die Mitarbeiter in das Projekt eingebunden waren und sich verantwortlich fühlten, was letztendlich zu einer sehr erfolgreichen Einführung führte.

Unser Lösungsansatz

Nach unserer umfangreichen Anforderungserfassung waren wir in der Lage, eine Reihe von komplexen Anforderungen schnell in ein funktionierendes, cloud-basiertes PC- sowie ein mobiles System zu übertragen, welches: 

  • es den Benutzern ermöglicht, in ihrer eigenen Sprache zu arbeiten, während sie im System mit jemandem zusammenarbeiten, der in einer anderen Sprache arbeitet
  • das System in eine Reihe von Arbeitsbereichen unterteilt, die auf verschiedenen Bereichen der Compliance bzw. Arbeitsorganisation basieren
  • alle Verpflichtungen, Vorgaben, Regelungen, Vereinbarungen, Fristen etc. erfasst und die Kontrolle der Durchführung vereinfacht
  • ermöglicht, Nachweise für die Einhaltung zu sammeln und vorzuhalten
  • das Auffinden spezifischer Verpflichtungen, Vorgaben, Regelungen, Vereinbarungen etc. erleichtert sowie die Überwachung von Änderungen ermöglicht
  • die Aktivitäten aufzeichnet, die bestimmten Mitarbeitern zugewiesen wurden für jede Aufgabe mit Fälligkeitsdatum - Mitarbeiter werden rechenschaftspflichtig
  • einen automatisierten Arbeitsablauf implementiert hat, der Aktionen automatisch zuordnet und korrekt aktualisiert, ohne dass sich ein Mitarbeiter an den nächsten Schritt erinnern muss
  • Workflows einzelnen oder allen Instanzen nachverfolgbar zuordnet
  • Warnmeldungen ausgibt, wenn Dinge fällig, verspätet oder gefährdet sind - dies fungiert als Frühwarnsystem, das den Mitarbeitern bei der Planung und der Vermeidung von Nichteinhaltung von Vorschriften hilft und z.B. abgelaufene Fristen für die Verlängerung von Bewilligungen verhindert
  • die Teams sowie deren Arbeitsbelastung verfolgt und die Neuverteilung der Verantwortlichkeiten vereinfacht, wenn die Teams wechseln
  • jede Änderung an jedem Datensatz innerhalb des Systems protokolliert - zu Auditzwecken
  • Sitzungen und geteilte Ressourcen verwaltet
  • automatisiert die Eskalation von Problemen an die Vorgesetzten meldet, wenn dies gewünscht ist, und so den Vorgesetzten hilft, ihr Team zu leiten und die Risiken von Verstößen zu reduzieren
  • hunderttausende von Projektdokumenten verwaltet und sie mit relevanten Verpflichtungen und Maßnahmen verknüpft
  • Wissensdatenbanken/ Hilfen zur Verfügung stellt sowohl in Bezug auf die Nutzung des Systems als auch in Bezug auf die Prozesse und Arbeitsweisen des Unternehmens, z.B. Hilfe bei der Verwaltung von Verpflichtungen - dies reduziert maßgeblich die Auswirkungen der Mitarbeiterfluktuation 
  • wichtige Management-Tools in Form von Echtzeit-Dashboards bereitstellt, die KPIs und Momentaufnahmen des Compliance-Status für verschiedene Bereiche liefert, sowie Risikobereiche, Bereiche mit übermäßiger Compliance identifiziert und andere Datenanalysen ermöglicht
  • Nachrichten-Updates an Projektteams und Projektbeteiligte sendet
  • Echtzeit-Tests sowie Sprach- und Video-Chats zwischen allen Nutzern erleichtert
  • mit Microsoft Windows Server, Outlook/ Exchange, Word, Excel, etc. interagiert
  • Daten aus anderen Anwendungen exportiert
  • Daten manuell und/oder automatisch in andere Anwendungen importiert
  • alles geolokalisieren und abbilden kann, was vom System verwaltet wird; d.h. dass die Compliance-Verpflichtungen geografisch betrachtet werden können, um Synergien zu erkennen und Doppelaufwand zu vermeiden, z.B. bei sich überschneidenden Genehmigungen mit ähnlichen Compliance-Verpflichtungen
  • Echtzeitdaten von Umweltsensoren vor Ort sammelt, die zum Nachweis der Einhaltung oder Nicht-Einhaltung von Vorschriften und zur Benachrichtigung verwendet werden können
  • Warnmeldungen erzeugt auf Basis von signifikanten Änderungen und an alle Beteiligten versendet
  • mehrsprachige Managementberichte erstellt und diese bei Bedarf verteilt
  • leicht an die sich ändernden Anforderungen der Projekte angepasst werden kann
  • die Ausgaben für Schlüsselinitiativen verfolgt

 

Aufgrund veränderter Projektgegebenheiten und der erfolgreichen ersten Implementierung wurden wir quasi umgehend gebeten das System zu erweitern, um einen Due-Diligence-Prozess zu unterstützen, der die Bereiche Regierungsgenehmigungen, Umwelt, Soziales/Gemeinschaften und Rechts-/Investitionsrahmen abdeckt. Der Kunde sah unsere Plattform als wendig und flexibel genug an, um schnell angepasst zu werden zur Unterstützung der Due-Diligence-Prozesse. Auch dies wurde erfolgreich umgesetzt. Die Software bietet einen klaren Prüfpfad für jedes Quelldokument und jede einzelne Verpflichtung.

Ergebnis

Das von uns bereitgestellte Compliance-System verwaltet die Einhaltung einer Vielzahl von Bestimmungen, darunter Mineralrechte, Umwelt- und andere Genehmigungen, Fragen zu Bodenzugang und -besitz, Audits, Regierungsvereinbarungen und Joint-Venture-Vereinbarungen. Es bietet eine einzige Quelle für die Aufzeichnung und Verwaltung von Compliance-Verpflichtungen und nutzt die Automatisierung, um die Benutzer bei der effizienten und effektiven Verwaltung von Vorschriften und Verpflichtungen zu unterstützen. Außerdem bietet es Echtzeit-Updates und Datenanalysen über den Stand der Compliance nach Aufgaben/ Projekten/ Bereichen.

Bei Projektmanagern und Vorgesetzten schätzen das Echtzeit-Dashboard zur Datenanalyse, da es eine aussagekräftige Momentaufnahme der Compliance bietet. Das von uns entwickelte Compliance-System wird von allen Projektverantwortlichen als ein wichtiges Werkzeug zur Risikominderung und Zusammenarbeit anerkannt.

Das System hat sich zu einem leistungsstarken Werkzeug für Wissensmanagement entwickelt, das die Auswirkungen der Fluktuation von Vertragspartnern und Mitarbeitern mindert. Ein mobiles Cloud-basiertes Tool ermöglicht es Projektverantwortlichen und Subunternehmern, einfach und sicher auf Sicherheits- und andere Projektinformationen zuzugreifen, ohne die IT-Systeme des Unternehmens zu beeinträchtigen.

Wir sind stolz darauf, dass wir ein System aufgebaut haben, das den Interessenvertretern Transparenz gewährt und letztlich das Vertrauen in die Projektteams schafft, dass sie rechtlich, vertraglich, ökologisch und sozial das Richtige tun.

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