Zusammenfassung

Ein international-tätiges Produktionsunternehmen beauftragte uns mit der Bereitstellung einer Plattform, um folgende Anforderungen zu erfüllen:

  • Präsentation von Vertriebs- und Produktions-KPIs in Echtzeit auf hohem Niveau aus Zahlenmaterial, das in mehreren Geschäftsbereichen gesammelt wurde
  • Orchestrierung des gesamten Auftragsabwicklungsprozess
  • Automatische Datenextraktion aus verschiedenen externen Anwendungen (ERP, HR, CRM usw.) und Software sowie Erstellung einer tiefgehenden Analyse in Form von Echtzeit-Diagrammen, Statistiken und Berichten
  • Möglichkeit Niederlassungen weltweit (in ihrer eigenen Sprache) zu "verbinden"
  • Plattform, auf der andere Unternehmensbereiche automatisiert werden können, z.B:
    •  Produktion/ Fertigung
    • Prüfungen zur Qualitätssicherung
    • Post-Sales-Service, Instandhaltung und Support

Das System sollte dieses Unternehmen auch dabei unterstützen, neue Einnahmequellen zu erschließen und neue Vertriebschancen zu erkennen, indem es einen direkten Zugang zu Informationen des Außendienstes bietet.

Im Jahr 2019 stellten wir diesem Unternehmen eine Version von Clockworx zur Verfügung, die den individuellen Kundenanforderungen entsprach.

Auftraggeber

Wir wurden von einem deutschen Pumpenhersteller beauftragt, der sowohl Standard- als auch Spezialpumpen herstellt. Das Unternehmen wollte einen klareren und effizienteren Auftragsabwicklungsprozess sowie bessere und schnellere Einblicke in seine Aktivitäten und Abläufe.

Unsere Herausforderungen

  • Die Bestellungen wurden nicht angemessen priorisiert: nicht dringende Bestellungen wurden vorangetrieben und vorzeitig ausgeliefert, während viele zeitkritische Bestellungen verspätet geliefert wurden.

  • Die Vertriebsteams stellten unerfüllbare Kundenerwartungen auf, da Informationen über Produktion, Lieferzeiten und Arbeitsaufwand, die zur Vorhersage realistischer Liefertermine erforderlich waren, nicht ohne weiteres verfügbar waren.

  • Die Produktqualität nahm eher ab als dass sie sich verbesserte.

  • Ähnliche Probleme schienen immer wieder aufzutreten.

  • Wichtige Entscheidungen wurden verzögert oder verhindert, da es unmöglich war schnell genaue und aktuelle Daten aus den verschiedenen Bereichen des Unternehmens zu sammeln und zu analysieren.

  • Um die Komplexität weiter zu erhöhen, wollte der derzeitige Eigentümer das Unternehmen für den Verkauf vorbereiten und musste daher jederzeit in der Lage sein, seine Unternehmensverhältnisse tagaktuell darzulegen.

  • Der Kunde war nicht in der Lage, die erforderliche Zeit oder das erforderliche Geld aufzuwenden, um die gesamte bestehende Software durch eine vollständig integrierte Lösung zu ersetzen.

 

 

Ursachen

Eine detaillierte Analyse deckte Probleme auf, die vielen Fertigungsunternehmen gemein sind.

Obwohl das Unternehmen viele hervorragende Anwendungen zur Verwaltung aller Aspekte seines Geschäfts erworben hatte und obwohl diese Tools isoliert gut funktionierten, interagierten sie nicht miteinander. Daher war es nicht möglich, abteilungsübergreifende Highlevel-Prozesse zu erstellen und zu verwalten. Die Daten, die in einem System enthalten waren, mussten manuell in ein anderes System eingegeben werden. Dies führte zu verfahrenstechnischer Ineffizienz und aufgrund menschlichen Versagens zu Inkonsistenzen in den Informationen, die in den verschiedenen Systemen gespeichert waren.

Ihre hochkomplexen Workflows wurden von einem engagierten Team von Projektmanagern verwaltet, die Excel-Tabellen verwendeten, um die abteilungsübergreifenden Workflows zusammenzufügen und zu verfolgen. Da die manuelle Datenerfassung, -konsolidierung und -verwaltung sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig war, war es bei der Lokalisierung etwaiger Problemen oft schon zu spät, um noch korrigierend einzugreifen, ohne Verzögerungen bei mehreren Aufträgen zu verursachen. Obwohl sie Zugriff auf gute Projektmanagement-Tools hatten, fügten diese Tools nur eine weitere Komplexitätsebene hinzu und vergrößerten den Zeitrahmen für die Auftragserfüllung zusätzlich.

Auftragsänderungen wurden nur mündlich oder per E-Mail mitgeteilt und wurden nur selten bei auftretenden Problemen berücksichtigt. Ohne eine zentrale Stelle zur Sammlung und Verteilung von Informationen handelte man oft auf der Grundlage ungenauer und veralteter Informationen.

Da alle Daten in unabhängigen Systemen existierten, konnte es Wochen dauern, einen konsolidierten Datensatz mit verwertbaren Statistiken zu extrahieren, zusammenzustellen und in Beziehung zu setzen, um aussagekräftige Leistungsindikatoren zu erhalten. Dies verlangsamte die Entscheidungsfindung und machte es unmöglich, Engpässe zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie zu kritischen betrieblichen Problemen wurden.

Unser Vorgehen

Clockworx ermöglicht es Unternehmen, Bereiche zu vernetzen, ohne eine bestehende Infrastruktur zu zerstören und zu ersetzen. Clockworx lässt sich in die bestehende Software integrieren, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen unter Verwendung der vorhandenen APIs, Datensynchronisationstools und externen Automatisierung. Dies ermöglicht die einfache Integration von Clockworx in die meisten anderen Softwareprogramme. Nach der Integration kann Clockworx Daten aus diesen Systemen abrufen und zur Konsolidierung von Informationen verwenden, um nützliche Datensätze zu erstellen, die für Analysen verwendet werden können. Sie können auch eingesetzt werden zur Prozess- und Verfahrensverwaltung innerhalb eines Unternehmens. Dieser Ansatz minimiert die Kosten der Integration und die Unterbrechungen, die bei der Bereitstellung einer vollständig integrierten Lösung entstehen.

Wir führten eine Reihe von Meetings zur detaillierten Anforderungserfassung mit den Mitarbeitern des Kunden durch, um ihre Arbeitsabläufe zu verstehen und zu ermitteln, wer was und wann wissen muss. Daraus haben wir eine Reihe von BPMN-Workflow-Mappings erstellt. Das System wurde so konfiguriert, dass es diese abbildet und die Anforderungen widerspiegelt. Während der „Produktionsphase“ wurden die Mitarbeiter des Kunden in die Softwarenutzung einbezogen, damit sie Einfluss auf den weiteren Verlauf des Designs nehmen konnten. Dieser Ansatz hilft auch bei der Implementierung, da die Mitarbeiter bereits mit dem System vertraut sind.

Neben der Integration in die bestehende Software, bei der Lücken in der existierenden Software oder der Funktionalität geschlossen werden mussten, konnten wir zusätzliche Funktionen und Anwendungen wie ein Angebotsmanagement und CRM-Funktionen innerhalb unserer Plattform bereitstellen.

Wir haben die Arbeit in mehreren Phasen entsprechend den Anforderungen und Prioritäten des Kunden durchgeführt. Tatsächlich lieferten wir eine erste Version der Plattform sehr früh im Prozess und nutzten sie dann zur Realisierung des endgültigen Systems. Auf diese Weise wurden die Mitarbeiter mit dem System vertraut, während wir es verfeinerten, um den einzigartigen Anforderungen dieses Unternehmens gerecht zu werden.

Unser Lösungsansatz

Wir haben ein System geliefert, das den gesamten Lebenszyklus von Pre-Sales, Vertrieb, Auftragsgenerierung und Erfüllung und darüber hinaus abdeckt. Das System identifiziert und verfolgt Verkaufschancen. Anschließend verwaltet es die Angebotserstellung, das Auftragsmanagement, die Produktion, die Installation beim Industriekunden vor Ort und den After-Sales-Service. Bei jedem Schritt werden alle Beteiligten informiert und Probleme signalisiert, bevor sie sich gravierend auswirken.

Workflow-Management

Die Lösung konzentriert sich auf die Verwaltung der Arbeitsabläufe für verschiedene Aspekte des Auftragsabwicklungsprozesses, so dass die Mitarbeiter an jedem Punkt des Prozesses wissen, was sie zu tun haben, und die Informationen sofort verfügbar sind, um das Erforderliche zu tun. Wir haben die Automatisierung gemäß den Kundenanforderungen konfiguriert, um den Arbeitsablauf zu steuern: den Nutzern wird eine Reihe von Schaltflächen für jede Phase einer Aufgabe angezeigt, so dass klar ist, welche Optionen sie haben und Aufgaben nicht vergessen oder vernachlässigt werden.

  • Workflow für die Verwaltung von Eingangsrechnungen, einschließlich der Prüfung von Bestell- und Wareneingangsinformationen mit SAP und der Verwaltung des Freigabeprozesses gemäß Unternehmensrichtlinien

  • Verfolgung von Verkaufschancen von der Identifizierung bis zum Gewinn/Verlust, einschließlich eines Post-Mortem-Prozesses

  • Ein Medium für die Erstellung von Angeboten und technischer Dokumentation sowie ein Mechanismus, der automatisch mehrsprachig Angebote, Verträge, Produktblätter, technische Dokumente usw. aus einer Vielzahl von Datenquellen generiert

  • Gesteuerter Workflow, damit Angebote die korrekte Kontroll- und Freigabekette (basierend auf dem Preis usw.) durchlaufen, bevor sie an die Kunden gesendet werden

  • Möglichkeit, Informationen aus dem ERP-System abzurufen und an die Produktion zu senden

Projekt-Management

Der Kunde benötigte eine Reihe von Projektmanagement-Tools. Durch die Kombination dieser mit dem Workflow, weiteren Anwendungen und den sonstigen Systemkomponenten gibt es eine einheitliche „Quelle der Wahrheit“. Alles ist zusammenhängend und wird in Echtzeit aktualisiert.

  • Priorisierungssystem priorisiert Angebote und Aufträge gemäß bestimmten Kriterien

  • Benutzerfreundliche Ressourcen-, Projekt-, SCRUM- und KANBAN-Managementboards helfen hochkomplexe Prozesse und Verfahren zu steuern

  • Nachrichtensystem, Wissensdatenbank und technisches Intranet tragen dazu bei alle Beteiligten auf dem neuesten Stand zu halten

Effizientere Arbeitsabläufe

Wir setzten eine Reihe von Instrumenten ein, um Arbeitsaufwand zu reduzieren und um Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihre Zeit und Anstrengungen auf das Wesentliche zu fokussieren.

  • Software zur Dokumentenerstellung, mit der Nutzer eine Reihe von Dokumenten wie Angebote, technische Datenblätter und Stücklisten erstellen können. Die Software ermöglicht es den Nutzern, Dokumente aus unterschiedlichen Mustervorlagen zu generieren und das Dokument anschließend zu bearbeiten und anzupassen. Die Software fügt automatisch Daten aus verschiedenen Quellen in das Dokument ein, was die Vorbereitungszeit enorm verkürzt. Der Nutzer arbeitet in seiner eigenen Sprache, kann aber wählen, ob das Dokument in einer anderen Sprache erstellt werden soll. 

  • Zusammenarbeit: Der Anwender kann an einer Aufgabe innerhalb des Systems mit anderen Personen zusammenarbeiten. Dies ist besonders nützlich, wenn sich die Kollegen an verschiedenen Orten befinden.

  • Warnmeldungen, Warnungen und Eskalationen, um die Anwender zu informieren, wenn etwas schief läuft, fällig oder verspätet ist

  • Vom Nutzer individuell konfigurierbare Echtzeit-Dashboards, damit er seine eigene Performance und Arbeitsbelastung überwachen kann, z.B. Verkaufsstatistiken und die zugewiesenen Aufgaben

  • Detaillierte Informationen aus angenommenen Angeboten können automatisch in den Auftragsprozess übertragen werden

  • Ein vollständig integriertes, unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem, das in der Lage ist, Milliarden von digitalen Assets zu verwalten

Datenübersicht und -management

Wir haben dem Management auf verschiedene Weise einen Überblick über das Geschehen im Unternehmen gegeben

  • Management-Dashboards mit Diagrammen, Berichten und Statistiken in Echtzeit, die einen sofortigen Überblick über das Unternehmen ermöglichen. Die Daten in diesen Diagrammen stammen aus verschiedenen Anwendungen und Programmen, welche die "eine Wahrheit" liefern. 

  • Zentrales Kontaktmanagementsystem mit integrierten CRM-Funktionen: Alle Daten im System sind miteinander verbunden und ein Nutzer kann z.B. in einem Kundendatensatz sofort alle relevanten Aktivitäten für den Kunden sehen wie Angebote, Aufträge, bezogene Produkte, Rechnungen, Bestellungen etc. 

  • Nachverfolgung der an Kunden gesendeten Produkte, Wartungsmanagement und Postsale-Management ermöglicht die Problemidentifizierung, aber auch Chancen für weitere Verkäufe.

  • Eine Adhoc-Analysefunktion

  • Geolokalisierungsfunktionen wie z.B. Kundenstandorte, Niederlassungen, Bestellungen

Ergebnis

Ein System für ein modernes international-agierendes Industrieunternehmen zur Verbesserung von Effizienz, Entscheidungsprozessen und Kontrolle

      • Ideal geeignet für ein internationales Unternehmen mit mehreren, über die ganze Welt verteilten Büros: 

        • Mehrsprachigkeit: jeder Benutzer nutzt das System in seiner eigenen Sprache

        • Systemzugang von überall (Smartphones, Tablets oder PCs): Vereinfachte Entscheidungsfindung auch von unterwegs 

        • Uneingeschränkte Anbindung aller Bereiche: Mehrere Benutzer in verschiedenen Niederlassungen können an einer Aufgabe in ihrer eigenen Sprache zusammenarbeiten

      • Die Entscheidungsfindung wird verbessert, da das End-to-End-System dem Management ein viel klareres Bild über den Zustand des Unternehmens vermittelt:

        • Dashboards liefern Echtzeitdaten mit Schwerpunkt auf Umsatzzahlen und Auftragsbestand. Sie machen aufwändig erstellte Excel-Tabellen überflüssig

        • Priorisierungssysteme lassen Vorgesetzte potentielle Konflikte erkennen und Aufträge mit hoher, mittlerer und niedriger Priorität ausbalancieren. Dadurch kann sich jeder Mitarbeiter auf die Aufträge mit der höchsten Priorität konzentrieren und die pünktliche Auslieferung kritischer Aufträge sicherstellen

        • Verknüpfung und leichte Verfügbarkeit aller kundenbezogenen Daten erleichtern die Entscheidung über Angebote, Preisgestaltung, den Schwerpunkt der Vertriebs- und Marketingaktivitäten sowie die Verwaltung von Kundenbeziehungen.

      • Verbesserung der Arbeitseffizienz durch: 

        • Eine einzige Quelle der Wahrheit, anstatt sich auf lange E-Mail-Ketten und manuell aktualisierte Excel-Dokumente zu verlassen

        • Eliminierung großer Teile der manuellen Wiederholungsarbeit und Dateneingabe

        • Bereitstellung der Informationen, die ein Nutzer bei jedem Schritt des Prozesses benötigt, um seine Arbeit zu erledigen

        • Automatisierung der Arbeitsabläufe

        • Benachrichtigung der Nutzer, damit diese wissen, wann etwas getan werden muss, sowie automatische Eskalationen an Vorgesetzte, wenn etwas nicht rechtzeitig erledigt wird

        •  Automatisierte Dokumentenerzeugung.

Das System wurde so konzipiert, dass es leicht rekonfigurierbar ist, um veränderte Arbeitsabläufe und Rahmenbedingungen des Kunden widerzuspiegeln. Die meisten Parameter können angepasst werden ohne Hilfe eines Softwareentwicklers. Dadurch wird sichergestellt, dass die Clockworx-Softwarelösung auch in Zukunft aktuell bleibt und sich mit dem Unternehmen weiterentwickelt. Die Plattform ist außerdem leicht erweiterbar, so dass der Kunde sie in Zukunft für viele weitere Anwendungen nutzen kann.

Auftraggeber

Der Kunde betrieb ein Aufsehen erregendes Bergbauprojekt in einem abgelegenen, gebirgigen und unentwickelten Teil Afrikas. Neben den Herausforderungen, die der Bau und Betrieb eines Bergwerks an einem solchen Ort mit sich bringt, gab es auch enorme infrastrukturelle Herausforderungen; es mussten unter anderem eine Bahnanbindung geschaffen werden, ein Hafen und viele hundert Kilometer neue Straßen gebaut werden sowie eine neue Infrastruktur zur Strom- und Wasserversorgung errichtet werden.

 

Unsere Herausforderungen

Es erwies sich als sehr schwierig, die Einhaltung und den Umsetzungsnachweis von vielen tausend unternehmerischen, ethischen, sozialen, rechtlichen und verfahrenstechnischen Verpflichtungen zu verfolgen.

Teile des Projekts erstreckten sich auf Bereiche von hoher ökologischer Bedeutung, so dass der Kunde sich mit einem Wust von Genehmigungen, internationalen Verpflichtungen sowie lokalen und nationalen Gesetzen auseinandersetzen musste. Das Projekt hatte mehrere Joint-Venture-Partner, darunter die Regierung des Landes, was zu hochkomplexen vertraglichen Vereinbarungen führte. Darüber hinaus waren die Genehmigungs- und rechtlichen Rahmenbedingungen im Land nicht ausgereift und es gab Probleme mit der staatlichen Administration eines Projekts dieser Größenordnung.

Aufgrund der Komplexität und der Projektgröße wurden die Genehmigungsverfahren und das Obligations- und Compliance-Management als einige der größten Risiken für den Erfolg des Projekts identifiziert. Ein Versagen beim Management dieser Risiken hätte den Verlust der Schürfrechte für die Lagerstätte zur Folge haben können.

Zunächst versuchte das Projektteam, diese Verpflichtungen mit Hilfe von Microsoft Excel-Tabellen zu verwalten, fand diesen Ansatz jedoch äußerst umständlich. Excel stützt sich auf manuelle Eingaben. Es bietet nicht die Möglichkeit, Obligationen und Obligationsdokumentation miteinander zu verknüpfen. Als stand-alone-Anwendung war es nicht möglich, Beiträge einzuholen, die Informationen in den Tabellenkalkulationen gemeinsam zu nutzen und trotzdem die Kontrolle über alles zu behalten. Erschwerend kam hinzu, dass das Wissen oft verloren ging, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verließen. Außerdem war es schwierig, wenn nicht gar unmöglich, eine Momentaufnahme oder eine "Gesamtbetrachtung" der Compliance-Situation des Projekts zu liefern.

Ursachen

Eine eingehende Überprüfung der Sachverhalte deckte folgende Mängel auf:

  • Angestellte und Dienstleister konnten nicht ohne weiteres effektiv zusammenarbeiten. 

Die Projektmitarbeiter vergaßen oft, die Tabellenkalkulationen zu aktualisieren. Die Aktualisierung der Tabellenkalkulationen schuf zudem eine zusätzliche Arbeitsbelastung für alle. 

- Jeder war vollständig auf E-Mail-Nachrichten angewiesen, um eine sich ständig ändernde Gruppe von Akteuren in zahlreichen Abteilungen innerhalb der vielen beteiligten Unternehmen zu informieren. 

- Geografische, kulturelle und sprachliche Barrieren erschwerten die effektive Zusammenarbeit zwischen den Verantwortlichen in verschiedenen Teilen der Welt.

  • Es gab keine zentrale Ablage für "die eine Wahrheit"; d. h., dass die Projektverantwortlichen oft aufgrund falscher oder veralteter Informationen handelten. Dies führte regelmäßig zu einer mehrfachen Wiederholung von Tätigkeiten.
  • Know-how und Informationen gingen oft verloren, wenn Wissensträger und Subunternehmer das Projekt verließen. Da verschiedene Personen auf unterschiedliche Weise arbeiteten, dauerte es bei jeder Änderung innerhalb des Teams Monate bis die Leute herausfanden wie sie komplexe Probleme lösen konnten. Dies wiederum führte in einigen Fällen zu deutlichem Mehraufwand und in anderen Fällen zu dem Risiko Vorschriften zu verletzen.
  • Es war nicht klar, welche Aufgaben und Verpflichtungen die höchste Priorität hatten; d. h. es war schwierig, die Ressourcen und Anstrengungen angemessen zu steuern, was in einigen Bereichen zu einer Übererfüllung führte und in anderen zu einer Untererfüllung.
  • Die Vielzahl der Projektbeteiligten mit unterschiedlichen Interessen und Schwerpunkten machte es schwierig, alle auf dem Laufenden zu halten. Das Vertrauen auf Excel bedeutete auch, dass die Bereitstellung von zielgerichteten Berichten über Aspekte der Compliance und des Fortschritts sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig und fehlerhaft war.

Das Unternehmen stellte fest, dass das Projekt ein System brauchte, das hochgradig konfigurierbar und dennoch einfach zu bedienen war, um die Risiken bei der Einhaltung von Vorschriften richtig zu handhaben und die erforderliche Kontrolle zu gewährleisten. Da das System weltweit eingesetzt werden musste (manchmal an Orten mit sehr geringer Bandbreite) und von PCs, Tablets und Mobiltelefonen aus zugänglich sein musste, musste das System auch webbasiert sein.

Bei der Suche nach der richtigen, maßgeschneiderten Software-Lösung fand das Unternehmen schnell heraus, dass es keine "Einheitslösung" für komplexe Geschäftsprobleme gab wie die, mit denen das Projekt konfrontiert war. Clockworx wurde für das Projekt ausgewählt aufgrund der hochgradig konfigurierbaren Plattform, der wettbewerbsfähigen Preise und der Fähigkeit, das System in sehr kurzer Zeit zu liefern.

Zu den Grundanforderungen gehörten: 

  • Webbasiert
  • Arbeitsabläufe, die entsprechend den lokalen Vorschriften konfiguriert werden können
  • Geschäftsprozesse mit klar definierten Verantwortlichkeiten
  • Sichtbarkeit der Aktivitäten vor Ort, um die Zusammenarbeit über die organisatorischen Einheiten hinweg zu erleichtern
  • Minimierung der Kosten
  • Echtzeit-Berichterstattung über den Compliance-Status

Unser Vorgehen

Clockworx ist keine "out of the box"-Lösung. Wir konfigurieren die leistungsfähigen Softwaretools gemäß den Kundenwünschen und -bedürfnissen.

Wir arbeiteten eng mit den Mitarbeitern, Dienstleistern und anderen Beteiligten des Projekts zusammen, um sicherzustellen, dass wir ihre Herausforderungen und Anforderungen durch einen detaillierten Anforderungserfassungs- und Geschäftsabbildungsprozess vollständig verstehen. Dies beinhaltete eine sehr detaillierte Darstellung und Analyse wie die Einhaltung der Compliance innerhalb des Projekts gehandhabt und umgesetzt wurde; d.h. wer an jedem Aspekt des Compliance-Managements beteiligt war, was sie taten, welche Informationen sie für ihre Arbeit benötigten und wann sie diese benötigten, wie der Arbeitsablauf für verschiedene Arten von Vorschriften aussah, welche Meldungen erforderlich waren und an wen.

 

  • Sobald wir die Anforderungen vollständig verstanden hatten, wurden in Zusammenarbeit mit dem Kunden: 
  • Eine erste Online-Version der Clockworx-Plattform zur Verfügung gestellt, die für die Verwaltung des Compliance-Systems verwendet werden konnte
  • Die Aufgaben identifiziert, die parallel ausgeführt werden konnten und die Aufgaben, die seriell ausgeführt werden mussten, indem wir eine Workflow- und Abhängigkeitsanalyse durchführten
  • Die Aufgaben in einer Reihe von BPMN-basierten, mehrdimensionalen Workflows strukturiert, die dem Kunden zur Freigabe vorgelegt wurden
  • Die vorhandenen Daten strukturiert, damit sie in das System importiert werden konnten; außerdem stellten wir ein erstes System für den Datenimport zur Verfügung
  • Clockworx konfiguriert, um die Arbeitsprozesse zu verwalten, die zur Aufgabenerfüllung erforderlich waren durch Definition von Funktionen, nachverfolgbaren Einheiten, Zugriffsrechten, Workflows, Replikationsregeln, Standardwerten, Automatisierungen, Assistenten, Benachrichtigungen, Warnungen und Eskalationen
  • Innerhalb von Clockworx ein Verzeichnis aller Verpflichtungen, Vorgaben, Regelungen, Vereinbarungen etc. erstellt, die verwaltet/berücksichtigt werden mussten 

Im Verlauf des Projekts lieferten wir ein kontinuierlich optimiertes System. Wir konnten somit den Kunden immer wieder um Feedback bitten, um sicherzustellen, dass die Implementierung entsprechend seinen Anforderungen voranschreitet. Dieser Ansatz bedeutete, dass das Endprodukt die Art und Weise widerspiegelte, wie das Projektteam arbeiten wollte. Es bedeutete auch, dass die Mitarbeiter in das Projekt eingebunden waren und sich verantwortlich fühlten, was letztendlich zu einer sehr erfolgreichen Einführung führte.

Unser Lösungsansatz

Nach unserer umfangreichen Anforderungserfassung waren wir in der Lage, eine Reihe von komplexen Anforderungen schnell in ein funktionierendes, cloud-basiertes PC- sowie ein mobiles System zu übertragen, welches: 

  • es den Benutzern ermöglicht, in ihrer eigenen Sprache zu arbeiten, während sie im System mit jemandem zusammenarbeiten, der in einer anderen Sprache arbeitet
  • das System in eine Reihe von Arbeitsbereichen unterteilt, die auf verschiedenen Bereichen der Compliance bzw. Arbeitsorganisation basieren
  • alle Verpflichtungen, Vorgaben, Regelungen, Vereinbarungen, Fristen etc. erfasst und die Kontrolle der Durchführung vereinfacht
  • ermöglicht, Nachweise für die Einhaltung zu sammeln und vorzuhalten
  • das Auffinden spezifischer Verpflichtungen, Vorgaben, Regelungen, Vereinbarungen etc. erleichtert sowie die Überwachung von Änderungen ermöglicht
  • die Aktivitäten aufzeichnet, die bestimmten Mitarbeitern zugewiesen wurden für jede Aufgabe mit Fälligkeitsdatum - Mitarbeiter werden rechenschaftspflichtig
  • einen automatisierten Arbeitsablauf implementiert hat, der Aktionen automatisch zuordnet und korrekt aktualisiert, ohne dass sich ein Mitarbeiter an den nächsten Schritt erinnern muss
  • Workflows einzelnen oder allen Instanzen nachverfolgbar zuordnet
  • Warnmeldungen ausgibt, wenn Dinge fällig, verspätet oder gefährdet sind - dies fungiert als Frühwarnsystem, das den Mitarbeitern bei der Planung und der Vermeidung von Nichteinhaltung von Vorschriften hilft und z.B. abgelaufene Fristen für die Verlängerung von Bewilligungen verhindert
  • die Teams sowie deren Arbeitsbelastung verfolgt und die Neuverteilung der Verantwortlichkeiten vereinfacht, wenn die Teams wechseln
  • jede Änderung an jedem Datensatz innerhalb des Systems protokolliert - zu Auditzwecken
  • Sitzungen und geteilte Ressourcen verwaltet
  • automatisiert die Eskalation von Problemen an die Vorgesetzten meldet, wenn dies gewünscht ist, und so den Vorgesetzten hilft, ihr Team zu leiten und die Risiken von Verstößen zu reduzieren
  • hunderttausende von Projektdokumenten verwaltet und sie mit relevanten Verpflichtungen und Maßnahmen verknüpft
  • Wissensdatenbanken/ Hilfen zur Verfügung stellt sowohl in Bezug auf die Nutzung des Systems als auch in Bezug auf die Prozesse und Arbeitsweisen des Unternehmens, z.B. Hilfe bei der Verwaltung von Verpflichtungen - dies reduziert maßgeblich die Auswirkungen der Mitarbeiterfluktuation 
  • wichtige Management-Tools in Form von Echtzeit-Dashboards bereitstellt, die KPIs und Momentaufnahmen des Compliance-Status für verschiedene Bereiche liefert, sowie Risikobereiche, Bereiche mit übermäßiger Compliance identifiziert und andere Datenanalysen ermöglicht
  • Nachrichten-Updates an Projektteams und Projektbeteiligte sendet
  • Echtzeit-Tests sowie Sprach- und Video-Chats zwischen allen Nutzern erleichtert
  • mit Microsoft Windows Server, Outlook/ Exchange, Word, Excel, etc. interagiert
  • Daten aus anderen Anwendungen exportiert
  • Daten manuell und/oder automatisch in andere Anwendungen importiert
  • alles geolokalisieren und abbilden kann, was vom System verwaltet wird; d.h. dass die Compliance-Verpflichtungen geografisch betrachtet werden können, um Synergien zu erkennen und Doppelaufwand zu vermeiden, z.B. bei sich überschneidenden Genehmigungen mit ähnlichen Compliance-Verpflichtungen
  • Echtzeitdaten von Umweltsensoren vor Ort sammelt, die zum Nachweis der Einhaltung oder Nicht-Einhaltung von Vorschriften und zur Benachrichtigung verwendet werden können
  • Warnmeldungen erzeugt auf Basis von signifikanten Änderungen und an alle Beteiligten versendet
  • mehrsprachige Managementberichte erstellt und diese bei Bedarf verteilt
  • leicht an die sich ändernden Anforderungen der Projekte angepasst werden kann
  • die Ausgaben für Schlüsselinitiativen verfolgt

 

Aufgrund veränderter Projektgegebenheiten und der erfolgreichen ersten Implementierung wurden wir quasi umgehend gebeten das System zu erweitern, um einen Due-Diligence-Prozess zu unterstützen, der die Bereiche Regierungsgenehmigungen, Umwelt, Soziales/Gemeinschaften und Rechts-/Investitionsrahmen abdeckt. Der Kunde sah unsere Plattform als wendig und flexibel genug an, um schnell angepasst zu werden zur Unterstützung der Due-Diligence-Prozesse. Auch dies wurde erfolgreich umgesetzt. Die Software bietet einen klaren Prüfpfad für jedes Quelldokument und jede einzelne Verpflichtung.

Ergebnis

Das von uns bereitgestellte Compliance-System verwaltet die Einhaltung einer Vielzahl von Bestimmungen, darunter Mineralrechte, Umwelt- und andere Genehmigungen, Fragen zu Bodenzugang und -besitz, Audits, Regierungsvereinbarungen und Joint-Venture-Vereinbarungen. Es bietet eine einzige Quelle für die Aufzeichnung und Verwaltung von Compliance-Verpflichtungen und nutzt die Automatisierung, um die Benutzer bei der effizienten und effektiven Verwaltung von Vorschriften und Verpflichtungen zu unterstützen. Außerdem bietet es Echtzeit-Updates und Datenanalysen über den Stand der Compliance nach Aufgaben/ Projekten/ Bereichen.

Bei Projektmanagern und Vorgesetzten schätzen das Echtzeit-Dashboard zur Datenanalyse, da es eine aussagekräftige Momentaufnahme der Compliance bietet. Das von uns entwickelte Compliance-System wird von allen Projektverantwortlichen als ein wichtiges Werkzeug zur Risikominderung und Zusammenarbeit anerkannt.

Das System hat sich zu einem leistungsstarken Werkzeug für Wissensmanagement entwickelt, das die Auswirkungen der Fluktuation von Vertragspartnern und Mitarbeitern mindert. Ein mobiles Cloud-basiertes Tool ermöglicht es Projektverantwortlichen und Subunternehmern, einfach und sicher auf Sicherheits- und andere Projektinformationen zuzugreifen, ohne die IT-Systeme des Unternehmens zu beeinträchtigen.

Wir sind stolz darauf, dass wir ein System aufgebaut haben, das den Interessenvertretern Transparenz gewährt und letztlich das Vertrauen in die Projektteams schafft, dass sie rechtlich, vertraglich, ökologisch und sozial das Richtige tun.

Antworten der Industrie auf Covid-19

Die meisten Branchen werden durch den wirtschaftlichen Absturz von COVID-19 herausgefordert. Die Geschwindigkeit von COVID-19 und die daraus resultierende nahezu globale Abschaltung hat die Lieferketten, die Nachfrage und die Produktionsstätten mit gleicher Heftigkeit getroffen.

Die makroökonomischen Bedingungen, die so schnell nach einem heftigen Handelsstreit zwischen den USA und China einsetzen, zwingen die Fertigungsindustrie dazu, ihre Digitalisierungspläne zu beschleunigen.

Das alte Sprichwort "Not macht erfinderisch" trifft heute mehr denn je zu, denn viele Kommentatoren berichten, dass sowohl große als auch kleine Fertigungsunternehmen nach Wegen suchen, um in der "neuen Normalität" wettbewerbsfähig zu bleiben.

Da die Produktion für die meisten bereits hochgradig automatisiert ist, konzentriert sich Clockworx auf die Unterstützung der Hersteller bei der Digitalisierung ihrer Lieferketten, der Auftragsabwicklung im gesamten Unternehmen und ihrer wichtigsten Back-Office-Workflows in einer steuerlich verantwortungsvollen Weise (bei eingeschränkten Cashflows ist dies heute vielleicht wichtiger denn je).

Supply Chain

Die Versorgungskette ist seit einiger Zeit durch komplexe Logistik, die geforderte Flexibilität und Geschwindigkeit, steigende Arbeitskosten und Volatilität unter Druck geraten. Diese Probleme haben sich durch die Schließung der Grenzen inmitten der globalen Gesundheitskrise nur noch verschärft. Liefertage (Days of Supply = DoS), Lagerumschlagshäufigkeit (ITR) und die Supply Chain Cycle Time (SCCT) sind Schlüsselkennzahlen, die bei der Entscheidungsfindung in der Lieferkette verwendet werden oder verwendet werden sollten. In der Tat werden sich Unternehmen erst dann bewusst, dass die Transparenz und die Informationslücken, die in ihren Organisationen bestehen, nur dann genutzt werden können, wenn den Kennzahlen besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden muss.

Clockworx unterstützt Produktionsfirmen, die unter der Last von nicht verbundenen Daten, wuchernden Anwendungen und Ad-hoc-Excel-Tabellen zu kämpfen haben. Viele Hersteller, mit denen wir sprechen, befinden sich in einem Spannungsfeld zwischen eingeschränkter/langsamer Berichterstattung und Transparenz auf der einen Seite und störenden Rip & Replacement-Initiativen von "All-in-One"-Anbietern oder Teillösungen von einzelnen Softwareanbietern auf der anderen Seite. Wir verfolgen einen anderen und kostengünstigeren Ansatz. Wir versetzen Organisationen in die Lage, ihre Anwendungen miteinander zu verbinden, um auf effiziente und kostengünstige Weise zusammenhängende Arbeitsabläufe zu schaffen. Clockworx verbindet bereichsübergreifende Workflows durch eine Kombination aus Projektmanagement, Workflow-Management, automatischer Dokumentenerstellung und Analysefunktionen.

Auftragsabwicklung

Der gesamte Bestell- und Lieferprozess wurde durch COVID-19 gestört. Mit unterbrochenen Lieferketten, schwindenden Beständen und unerwarteten Nachfragespitzen für verschiedene Produkte ist die Auftragsabwicklung komplexer geworden - unabhängig von Branchen oder Produkten. Dies hat dazu geführt, dass einige Hersteller Probleme mit der Priorisierung von Aufträgen haben, da nicht dringende Aufträge zu früh bearbeitet und ausgeliefert werden, während viele zeitkritische Aufträge verspätet eintreffen. Unserer Erfahrung nach ist dies oft darauf zurückzuführen, dass die vorhandenen Softwareanwendungen nicht miteinander interagieren, so dass abteilungsübergreifende Prozesse unzusammenhängend sind, obwohl Unternehmen über viele ausgezeichnete Anwendungen zur Verwaltung aller Aspekte ihres Geschäfts verfügen. Vor allem die daraus resultierenden Inkonsistenzen in den Informationen, die in den verschiedenen Systemen gespeichert sind, führen zu Ineffizienz und falscher Prioritätensetzung. Ein weiteres großes Problem, besteht darin, dass Auftragsaktualisierungen manchmal nur mündlich oder per E-Mail mitgeteilt werden und nur selten aktualisiert werden, wenn Probleme aufgetreten sind. Ohne eine zentrale Stelle zur Sammlung und Verteilung von Aktualisierungen handelt man oft auf der Grundlage ungenauer und veralteter Informationen. Die Fähigkeit von Clockworx, Anwendungen zusammenzuführen und Workflows abteilungsübergreifend zu erstellen (ohne Neugestaltung kompletter Systemlandschaften!), bringt Transparenz, schafft Konsistenz und automatisiert den gesamten Bestellprozess – von der Angebotserstellung, über die Auftragserstellung, Produktion, bis zur Auslieferung und bei Bedarf auch Wartung.

Produktion

Produktionslinien sind bereits größtenteils hoch automatisierte Umgebungen. Sie sind jedoch trotzdem stark von COVID-19 betroffen. Die soziale Distanzierung an Fließbändern mit hohem Produktionsaufkommen, die Reisebeschränkungen und die Notwendigkeit der Überwachung erhöhen die Komplexität der heutigen Prozesse erheblich. Wenn diese Probleme nicht schnell gelöst werden, könnten dies zu verzögerten Markteinführungen, geringeren finanziellen Erträgen und Qualitätsproblemen vor Ort führen, die dem Ruf der Marke schaden könnten. Durch die Verknüpfung von Produktionsanwendungen und Backoffice ermöglicht es Clockworx den Herstellern, schnelle Produktzyklen zu verwalten, die innerhalb weniger Wochen hoch- und heruntergefahren werden, sowie die Probleme des eingeschränkten Managements auf Distanz (verursacht durch soziale Distanzierung) zu bewältigen. Während tägliche Berichte aus der Fabrik helfen können, den Kontext zu liefern, führen Tabellenkalkulationen und E-Mails zu Fehlern. Erstens werden die Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt abgerufen, aber in der frühen Produktion sind es eigentlich die Trends, die am meisten zählen. Den in Tabellenkalkulationen verfolgten Problemen fehlt der kritische Kontext. Ingenieure können Informationen wieder zusammensetzen, aber der erforderliche zusätzliche Aufwand bedeutet, dass die damit verbundenen Fehler so lange übersehen werden können, bis das Problem nur noch kostenintensiv zu beheben ist. Clockworx bietet kontextbezogene Workflows und nachvollziehbare Zuweisungen, die dem Management und den Mitarbeitern in der Fertigung helfen miteinander zu kommunizieren sowie genau und effizient zu arbeiten - trotz sozialer Distanz.

Dynamische und reibungslose Integrationslösungen sind der neue Wettbewerbsvorteil

Die Clockworx-Lösung bietet eine einzige Quelle der Wahrheit innerhalb eines Unternehmens, indem sie Informationen aus den Anwendungen, die im gesamten Unternehmen verwendet werden, importiert (und oft auch exportiert), indem sie wichtige Arbeitsabläufe automatisiert, die Kontrollmechanismen zentralisiert und unternehmensweite Prüfpfade von Aktionen und Aktivitäten erstellt, die durch vereinbarte Sätze von Aktivitäten und Methoden zur Bestimmung von Standards und Verfahren und des Umfangs, in dem das Unternehmen diese Standards erfüllt, durchgesetzt werden. Auf diese Weise schafft Clockworx erhebliche Einsparungen durch die Rationalisierung bestehender Softwarelizenzen und Produktivitätssteigerungen.

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