International-agierender, deutscher Hersteller von Industriepumpen

Zusammenfassung

Ein international-tätiges Produktionsunternehmen beauftragte uns mit der Bereitstellung einer Plattform, um folgende Anforderungen zu erfüllen:

  • Präsentation von Vertriebs- und Produktions-KPIs in Echtzeit auf hohem Niveau aus Zahlenmaterial, das in mehreren Geschäftsbereichen gesammelt wurde
  • Orchestrierung des gesamten Auftragsabwicklungsprozess
  • Automatische Datenextraktion aus verschiedenen externen Anwendungen (ERP, HR, CRM usw.) und Software sowie Erstellung einer tiefgehenden Analyse in Form von Echtzeit-Diagrammen, Statistiken und Berichten
  • Möglichkeit Niederlassungen weltweit (in ihrer eigenen Sprache) zu "verbinden"
  • Plattform, auf der andere Unternehmensbereiche automatisiert werden können, z.B:
    •  Produktion/ Fertigung
    • Prüfungen zur Qualitätssicherung
    • Post-Sales-Service, Instandhaltung und Support

Das System sollte dieses Unternehmen auch dabei unterstützen, neue Einnahmequellen zu erschließen und neue Vertriebschancen zu erkennen, indem es einen direkten Zugang zu Informationen des Außendienstes bietet.

Im Jahr 2019 stellten wir diesem Unternehmen eine Version von Clockworx zur Verfügung, die den individuellen Kundenanforderungen entsprach.

Auftraggeber

Wir wurden von einem deutschen Pumpenhersteller beauftragt, der sowohl Standard- als auch Spezialpumpen herstellt. Das Unternehmen wollte einen klareren und effizienteren Auftragsabwicklungsprozess sowie bessere und schnellere Einblicke in seine Aktivitäten und Abläufe.

Unsere Herausforderungen

  • Die Bestellungen wurden nicht angemessen priorisiert: nicht dringende Bestellungen wurden vorangetrieben und vorzeitig ausgeliefert, während viele zeitkritische Bestellungen verspätet geliefert wurden.

  • Die Vertriebsteams stellten unerfüllbare Kundenerwartungen auf, da Informationen über Produktion, Lieferzeiten und Arbeitsaufwand, die zur Vorhersage realistischer Liefertermine erforderlich waren, nicht ohne weiteres verfügbar waren.

  • Die Produktqualität nahm eher ab als dass sie sich verbesserte.

  • Ähnliche Probleme schienen immer wieder aufzutreten.

  • Wichtige Entscheidungen wurden verzögert oder verhindert, da es unmöglich war schnell genaue und aktuelle Daten aus den verschiedenen Bereichen des Unternehmens zu sammeln und zu analysieren.

  • Um die Komplexität weiter zu erhöhen, wollte der derzeitige Eigentümer das Unternehmen für den Verkauf vorbereiten und musste daher jederzeit in der Lage sein, seine Unternehmensverhältnisse tagaktuell darzulegen.

  • Der Kunde war nicht in der Lage, die erforderliche Zeit oder das erforderliche Geld aufzuwenden, um die gesamte bestehende Software durch eine vollständig integrierte Lösung zu ersetzen.

 

 

Ursachen

Eine detaillierte Analyse deckte Probleme auf, die vielen Fertigungsunternehmen gemein sind.

Obwohl das Unternehmen viele hervorragende Anwendungen zur Verwaltung aller Aspekte seines Geschäfts erworben hatte und obwohl diese Tools isoliert gut funktionierten, interagierten sie nicht miteinander. Daher war es nicht möglich, abteilungsübergreifende Highlevel-Prozesse zu erstellen und zu verwalten. Die Daten, die in einem System enthalten waren, mussten manuell in ein anderes System eingegeben werden. Dies führte zu verfahrenstechnischer Ineffizienz und aufgrund menschlichen Versagens zu Inkonsistenzen in den Informationen, die in den verschiedenen Systemen gespeichert waren.

Ihre hochkomplexen Workflows wurden von einem engagierten Team von Projektmanagern verwaltet, die Excel-Tabellen verwendeten, um die abteilungsübergreifenden Workflows zusammenzufügen und zu verfolgen. Da die manuelle Datenerfassung, -konsolidierung und -verwaltung sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig war, war es bei der Lokalisierung etwaiger Problemen oft schon zu spät, um noch korrigierend einzugreifen, ohne Verzögerungen bei mehreren Aufträgen zu verursachen. Obwohl sie Zugriff auf gute Projektmanagement-Tools hatten, fügten diese Tools nur eine weitere Komplexitätsebene hinzu und vergrößerten den Zeitrahmen für die Auftragserfüllung zusätzlich.

Auftragsänderungen wurden nur mündlich oder per E-Mail mitgeteilt und wurden nur selten bei auftretenden Problemen berücksichtigt. Ohne eine zentrale Stelle zur Sammlung und Verteilung von Informationen handelte man oft auf der Grundlage ungenauer und veralteter Informationen.

Da alle Daten in unabhängigen Systemen existierten, konnte es Wochen dauern, einen konsolidierten Datensatz mit verwertbaren Statistiken zu extrahieren, zusammenzustellen und in Beziehung zu setzen, um aussagekräftige Leistungsindikatoren zu erhalten. Dies verlangsamte die Entscheidungsfindung und machte es unmöglich, Engpässe zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie zu kritischen betrieblichen Problemen wurden.

Unser Vorgehen

Clockworx ermöglicht es Unternehmen, Bereiche zu vernetzen, ohne eine bestehende Infrastruktur zu zerstören und zu ersetzen. Clockworx lässt sich in die bestehende Software integrieren, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen unter Verwendung der vorhandenen APIs, Datensynchronisationstools und externen Automatisierung. Dies ermöglicht die einfache Integration von Clockworx in die meisten anderen Softwareprogramme. Nach der Integration kann Clockworx Daten aus diesen Systemen abrufen und zur Konsolidierung von Informationen verwenden, um nützliche Datensätze zu erstellen, die für Analysen verwendet werden können. Sie können auch eingesetzt werden zur Prozess- und Verfahrensverwaltung innerhalb eines Unternehmens. Dieser Ansatz minimiert die Kosten der Integration und die Unterbrechungen, die bei der Bereitstellung einer vollständig integrierten Lösung entstehen.

Wir führten eine Reihe von Meetings zur detaillierten Anforderungserfassung mit den Mitarbeitern des Kunden durch, um ihre Arbeitsabläufe zu verstehen und zu ermitteln, wer was und wann wissen muss. Daraus haben wir eine Reihe von BPMN-Workflow-Mappings erstellt. Das System wurde so konfiguriert, dass es diese abbildet und die Anforderungen widerspiegelt. Während der „Produktionsphase“ wurden die Mitarbeiter des Kunden in die Softwarenutzung einbezogen, damit sie Einfluss auf den weiteren Verlauf des Designs nehmen konnten. Dieser Ansatz hilft auch bei der Implementierung, da die Mitarbeiter bereits mit dem System vertraut sind.

Neben der Integration in die bestehende Software, bei der Lücken in der existierenden Software oder der Funktionalität geschlossen werden mussten, konnten wir zusätzliche Funktionen und Anwendungen wie ein Angebotsmanagement und CRM-Funktionen innerhalb unserer Plattform bereitstellen.

Wir haben die Arbeit in mehreren Phasen entsprechend den Anforderungen und Prioritäten des Kunden durchgeführt. Tatsächlich lieferten wir eine erste Version der Plattform sehr früh im Prozess und nutzten sie dann zur Realisierung des endgültigen Systems. Auf diese Weise wurden die Mitarbeiter mit dem System vertraut, während wir es verfeinerten, um den einzigartigen Anforderungen dieses Unternehmens gerecht zu werden.

Unser Lösungsansatz

Wir haben ein System geliefert, das den gesamten Lebenszyklus von Pre-Sales, Vertrieb, Auftragsgenerierung und Erfüllung und darüber hinaus abdeckt. Das System identifiziert und verfolgt Verkaufschancen. Anschließend verwaltet es die Angebotserstellung, das Auftragsmanagement, die Produktion, die Installation beim Industriekunden vor Ort und den After-Sales-Service. Bei jedem Schritt werden alle Beteiligten informiert und Probleme signalisiert, bevor sie sich gravierend auswirken.

Workflow-Management

Die Lösung konzentriert sich auf die Verwaltung der Arbeitsabläufe für verschiedene Aspekte des Auftragsabwicklungsprozesses, so dass die Mitarbeiter an jedem Punkt des Prozesses wissen, was sie zu tun haben, und die Informationen sofort verfügbar sind, um das Erforderliche zu tun. Wir haben die Automatisierung gemäß den Kundenanforderungen konfiguriert, um den Arbeitsablauf zu steuern: den Nutzern wird eine Reihe von Schaltflächen für jede Phase einer Aufgabe angezeigt, so dass klar ist, welche Optionen sie haben und Aufgaben nicht vergessen oder vernachlässigt werden.

  • Workflow für die Verwaltung von Eingangsrechnungen, einschließlich der Prüfung von Bestell- und Wareneingangsinformationen mit SAP und der Verwaltung des Freigabeprozesses gemäß Unternehmensrichtlinien

  • Verfolgung von Verkaufschancen von der Identifizierung bis zum Gewinn/Verlust, einschließlich eines Post-Mortem-Prozesses

  • Ein Medium für die Erstellung von Angeboten und technischer Dokumentation sowie ein Mechanismus, der automatisch mehrsprachig Angebote, Verträge, Produktblätter, technische Dokumente usw. aus einer Vielzahl von Datenquellen generiert

  • Gesteuerter Workflow, damit Angebote die korrekte Kontroll- und Freigabekette (basierend auf dem Preis usw.) durchlaufen, bevor sie an die Kunden gesendet werden

  • Möglichkeit, Informationen aus dem ERP-System abzurufen und an die Produktion zu senden

Projekt-Management

Der Kunde benötigte eine Reihe von Projektmanagement-Tools. Durch die Kombination dieser mit dem Workflow, weiteren Anwendungen und den sonstigen Systemkomponenten gibt es eine einheitliche „Quelle der Wahrheit“. Alles ist zusammenhängend und wird in Echtzeit aktualisiert.

  • Priorisierungssystem priorisiert Angebote und Aufträge gemäß bestimmten Kriterien

  • Benutzerfreundliche Ressourcen-, Projekt-, SCRUM- und KANBAN-Managementboards helfen hochkomplexe Prozesse und Verfahren zu steuern

  • Nachrichtensystem, Wissensdatenbank und technisches Intranet tragen dazu bei alle Beteiligten auf dem neuesten Stand zu halten

Effizientere Arbeitsabläufe

Wir setzten eine Reihe von Instrumenten ein, um Arbeitsaufwand zu reduzieren und um Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihre Zeit und Anstrengungen auf das Wesentliche zu fokussieren.

  • Software zur Dokumentenerstellung, mit der Nutzer eine Reihe von Dokumenten wie Angebote, technische Datenblätter und Stücklisten erstellen können. Die Software ermöglicht es den Nutzern, Dokumente aus unterschiedlichen Mustervorlagen zu generieren und das Dokument anschließend zu bearbeiten und anzupassen. Die Software fügt automatisch Daten aus verschiedenen Quellen in das Dokument ein, was die Vorbereitungszeit enorm verkürzt. Der Nutzer arbeitet in seiner eigenen Sprache, kann aber wählen, ob das Dokument in einer anderen Sprache erstellt werden soll. 

  • Zusammenarbeit: Der Anwender kann an einer Aufgabe innerhalb des Systems mit anderen Personen zusammenarbeiten. Dies ist besonders nützlich, wenn sich die Kollegen an verschiedenen Orten befinden.

  • Warnmeldungen, Warnungen und Eskalationen, um die Anwender zu informieren, wenn etwas schief läuft, fällig oder verspätet ist

  • Vom Nutzer individuell konfigurierbare Echtzeit-Dashboards, damit er seine eigene Performance und Arbeitsbelastung überwachen kann, z.B. Verkaufsstatistiken und die zugewiesenen Aufgaben

  • Detaillierte Informationen aus angenommenen Angeboten können automatisch in den Auftragsprozess übertragen werden

  • Ein vollständig integriertes, unternehmensweites Dokumentenmanagementsystem, das in der Lage ist, Milliarden von digitalen Assets zu verwalten

Datenübersicht und -management

Wir haben dem Management auf verschiedene Weise einen Überblick über das Geschehen im Unternehmen gegeben

  • Management-Dashboards mit Diagrammen, Berichten und Statistiken in Echtzeit, die einen sofortigen Überblick über das Unternehmen ermöglichen. Die Daten in diesen Diagrammen stammen aus verschiedenen Anwendungen und Programmen, welche die "eine Wahrheit" liefern. 

  • Zentrales Kontaktmanagementsystem mit integrierten CRM-Funktionen: Alle Daten im System sind miteinander verbunden und ein Nutzer kann z.B. in einem Kundendatensatz sofort alle relevanten Aktivitäten für den Kunden sehen wie Angebote, Aufträge, bezogene Produkte, Rechnungen, Bestellungen etc. 

  • Nachverfolgung der an Kunden gesendeten Produkte, Wartungsmanagement und Postsale-Management ermöglicht die Problemidentifizierung, aber auch Chancen für weitere Verkäufe.

  • Eine Adhoc-Analysefunktion

  • Geolokalisierungsfunktionen wie z.B. Kundenstandorte, Niederlassungen, Bestellungen

Ergebnis

Ein System für ein modernes international-agierendes Industrieunternehmen zur Verbesserung von Effizienz, Entscheidungsprozessen und Kontrolle

      • Ideal geeignet für ein internationales Unternehmen mit mehreren, über die ganze Welt verteilten Büros: 

        • Mehrsprachigkeit: jeder Benutzer nutzt das System in seiner eigenen Sprache

        • Systemzugang von überall (Smartphones, Tablets oder PCs): Vereinfachte Entscheidungsfindung auch von unterwegs 

        • Uneingeschränkte Anbindung aller Bereiche: Mehrere Benutzer in verschiedenen Niederlassungen können an einer Aufgabe in ihrer eigenen Sprache zusammenarbeiten

      • Die Entscheidungsfindung wird verbessert, da das End-to-End-System dem Management ein viel klareres Bild über den Zustand des Unternehmens vermittelt:

        • Dashboards liefern Echtzeitdaten mit Schwerpunkt auf Umsatzzahlen und Auftragsbestand. Sie machen aufwändig erstellte Excel-Tabellen überflüssig

        • Priorisierungssysteme lassen Vorgesetzte potentielle Konflikte erkennen und Aufträge mit hoher, mittlerer und niedriger Priorität ausbalancieren. Dadurch kann sich jeder Mitarbeiter auf die Aufträge mit der höchsten Priorität konzentrieren und die pünktliche Auslieferung kritischer Aufträge sicherstellen

        • Verknüpfung und leichte Verfügbarkeit aller kundenbezogenen Daten erleichtern die Entscheidung über Angebote, Preisgestaltung, den Schwerpunkt der Vertriebs- und Marketingaktivitäten sowie die Verwaltung von Kundenbeziehungen.

      • Verbesserung der Arbeitseffizienz durch: 

        • Eine einzige Quelle der Wahrheit, anstatt sich auf lange E-Mail-Ketten und manuell aktualisierte Excel-Dokumente zu verlassen

        • Eliminierung großer Teile der manuellen Wiederholungsarbeit und Dateneingabe

        • Bereitstellung der Informationen, die ein Nutzer bei jedem Schritt des Prozesses benötigt, um seine Arbeit zu erledigen

        • Automatisierung der Arbeitsabläufe

        • Benachrichtigung der Nutzer, damit diese wissen, wann etwas getan werden muss, sowie automatische Eskalationen an Vorgesetzte, wenn etwas nicht rechtzeitig erledigt wird

        •  Automatisierte Dokumentenerzeugung.

Das System wurde so konzipiert, dass es leicht rekonfigurierbar ist, um veränderte Arbeitsabläufe und Rahmenbedingungen des Kunden widerzuspiegeln. Die meisten Parameter können angepasst werden ohne Hilfe eines Softwareentwicklers. Dadurch wird sichergestellt, dass die Clockworx-Softwarelösung auch in Zukunft aktuell bleibt und sich mit dem Unternehmen weiterentwickelt. Die Plattform ist außerdem leicht erweiterbar, so dass der Kunde sie in Zukunft für viele weitere Anwendungen nutzen kann.

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